开会低效？看谷歌前CEO施密特来遵循的八条原则

BI中文站 10月1日 报道

你可能对文山会海早已感到习以为常了，你甚至认为这是你必须经历的苦难。各种各样的公司，从创业公司到大型公司，都面临着会议过多过滥的问题。

但是，运转良好的会议则是另一番情形。“这是最有效的呈现数据和观点、讨论问题以及进行决策的方式。”谷歌执行董事长前CEO埃里克-施密特(Eric Schmidt)和前高级产品副总裁乔纳森-罗森伯格(Jonathan Rosenberg)在其新书《谷歌如何运转》(How Google Works)中写道。

施密特及其团队形成了一整套开会指南，可以将“浪费时间的事情”变成提高效率和士气的机会。我们在下面总结了他们开会的一些有效原则。

1. 每个会议都需要一名决策者

“两组级别平等的人在一起开会往往不会有好的结果，因为最后的结果往往是相互妥协，而不是做出最优的艰难决策。”施密特和罗森伯格写道。

他们建议明确指定一名“决策者”，以便让所有与会的人都知道谁具有最终发言权。

2. 会议需要清晰的目的和结构

过于冗长的会议往往缺乏明确定义的目标和结构。施密特和罗森伯格解释说，决策者需要“召集会议，确保会议内容正确，并设置目标，确定哪些人参与，以及至少提前24小时给参与者提供会议议程。”

然后，决策者负责总结会议决议，并在48小时内用电子邮件给每个与会者以及应该知情的其他人发送人相关任务安排。

3. 用于分享信息或交流思想的会议仍然需要会议主持人

施密特及其团队发现，如果他们不认真对待分享信息或交流思想的会议，那么原本可能有效的会议也可能变成浪费时间的事情。在这里，仍然需要坚持前两个原则。

4. 在必要的时候才开会

“任何会议都应该有它的目的，如果这个目的不明确，或者会议达不到这个目的，那么这次会议就应该取消。”施密特和罗森伯格写道。

如果你发现自己仅仅是出于习惯而参加某个固定会议，那么你现在很可能就应该重新设定会议的目标或干脆取消会议。

5. 会议人数不要超过八个

会议中的每个人都应该各抒己见。如果只是做一个旁观者，那么就会浪费原本可以做出很多事情的时间。太多的参与者会降低会议交流的质量。在会后，应该将会议内容发送给那些没有参加会议但却可能从中受益的人。

6. 会议只邀请必要的人参加

“有很多次，我们与客户或合作伙伴的高管走进会议室，结果发现会议室里满是人。”施密特和罗森伯格写道。他们无法控制客户或合作伙伴那边的人数，但却可以控制自己公司的与会者。

尤其是对于某些重要会议，谷歌鼓励它的高管们只参加非去不可的会议，而不要仅仅为了体现自己的重要性而出席会议。

7. 严格遵守时间限制

会议要按时开始和结束。在会议结束时，要总结讨论结果。如果会议需要持续很长时间，就应该在会议日程中安排适当的休息时间。

如果你提前把事情讲完，就没有必要再想法填充剩余的时间了。让每个人尽早回到自己的工作岗位上，越早越好。

8. 开会时要一心一意

如果你严格遵守上述原则，那么你要参加的会议就是你非去不可的会议了。在这样的场合，你需要集中全部注意力，而不要坐在会场里用手机或笔记本电脑查阅电子邮件。

施密特和罗森伯格写道，在谷歌，这是最难遵守的原则。到最后，他们都放弃了劝告员工关掉笔记本电脑。“但这仍然不失为一个好的原则!”他们写道。(乐学)